Realizacja · Firma IT i sieci komputerowe
Formularz z kategoryzacją zamiast wspólnej skrzynki
Zgłoszenia serwisowe, zapytania o wycenę i pytania techniczne przychodziły do jednej skrzynki — bez kategorii, bez statusu i bez informacji o tym, kto już odpisał.
- Rok
- 2024
- Czas współpracy
- 2 miesiące
- Sektor
- Firma IT i sieci komputerowe
Opisał Mikołaj Burdzy ·
Sytuacja
Jedna skrzynka na trzy różne rodzaje spraw
Stan zastany, opisany objawami, które dało się zobaczyć — nie diagnozą postawioną po fakcie.
Firma świadczy wsparcie informatyczne w modelu abonamentowym. Do jednego adresu przychodziły trzy zupełnie różne rzeczy: awaria u klienta z podpisaną umową, zapytanie ofertowe od kogoś z zewnątrz i pytanie techniczne, na które odpowiedź jest zawsze taka sama. Wszystkie trzy wyglądały w skrzynce identycznie.
Co było widać
- Awaria i zapytanie ofertowe trafiały do tej samej skrzynki, bez rozróżnienia
- Nie było widać, czy sprawa jest w toku, czy czeka od trzech dni
- Klienci dzwonili z pytaniem, czy wiadomość w ogóle doszła
- Powtarzalne pytania zajmowały czas, mimo że odpowiedź była zawsze ta sama
- Poprzednia strona nie miała formularza — jedynym kontaktem był adres e-mail
Rozwiązanie
Kategoria na wejściu, status w środku, potwierdzenie na wyjściu
Zgłaszający wybiera rodzaj sprawy zanim cokolwiek napisze, więc awaria nie ląduje już w tej samej kolejce co zapytanie o cennik. Sprawa dostaje status i historię, a zgłaszający dostaje automatyczne potwierdzenie z numerem — co samo z siebie usuwa telefon „czy doszło”. Powtarzalne pytania zebrałem w sekcję, do której formularz kieruje jeszcze przed wysłaniem.
Zakres wdrożenia
Zgłoszenia
- Formularz z kategorią: serwis, wycena, pytanie techniczne
- Panel zgłoszeń ze statusami i historią sprawy
- Potwierdzenie e-mail dla zgłaszającego, powiadomienie SMS dla firmy
Strona
- Nowa strona firmowa, czytelna na telefonie
- Kalkulator ceny usługi abonamentowej
- Sekcja z powtarzalnymi pytaniami
Infrastruktura
- Hosting i domena na koncie klienta
- Konfiguracja DNS
- Mapa dojazdu
Przebieg
Jak to szło
Dni robocze na etap. To mój własny zapis własnej pracy — nie suma kalendarzowa i nie deklaracja tempa.
| Etap | Co się działo | Opis | Czas |
|---|---|---|---|
| 01 | Przegląd skrzynki | Przejrzeliśmy realną korespondencję z ostatnich tygodni i podzieliliśmy ją na rodzaje. Kategorie w formularzu wyszły z tego podziału, a nie z tego, co brzmi sensownie. | 1 dzień |
| 02 | Projekt formularza i panelu | Ekran zgłoszenia z jak najkrótszą ścieżką do wysłania i widok listy spraw ze statusami. Prototyp przeszedł przez osobę, która miała z niego korzystać codziennie. | 3 dni |
| 03 | Budowa | Strona, formularz z walidacją, panel zgłoszeń, automatyczne potwierdzenia i powiadomienia SMS. Do tego kalkulator ceny abonamentu i sekcja z pytaniami. | 7 dni |
| 04 | Uruchomienie | Testy wysyłki na wszystkich kategoriach, przepięcie domeny, przekazanie panelu i tydzień obserwacji pierwszych zgłoszeń. | 2 dni |
Narzędzia
- React
- TypeScript
- Tailwind CSS
- Node.js
Zastrzeżenie
Czego na tej stronie nie ma
Bo brak wyjaśnienia czyta się jak brak wyników.
Nazwy klienta. W regulaminie mam zapisane, że informację o współpracy publikuję wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą klienta, a tej zgody nie mam. Dotyczy to tak samo nazwy, logo, adresu strony i zrzutu ekranu — zrzut ekranu całej strony niesie nazwę i logo, więc nazywa firmę dokładnie tak samo skutecznie.
Liczb opisujących efekt. Ta realizacja miała podane wyniki: procenty, etaty, godziny. Wszystkie pochodziły od klienta, żadna nie miała podanego punktu odniesienia, metody ani okresu, i żadnej nie mierzyłem sam. Wolę nie mieć tu dowodu, niż mieć cytat, który wygląda jak dowód. Liczby wrócą, kiedy będą pochodzić z pomiaru wykonanego tą samą metodą przed i po — z tego, co opisuję na stronie pomiar procesu ofertowania.
Zostało to, za co odpowiadam osobiście: sytuacja wyjściowa, zakres i przebieg prac.
Rejestr
Pozostałe opisane wdrożenia
-
2024
4 tygodnie
Firma sprowadzająca samochody
Dziesiątki zapytań dziennie o wycenę i dostępność, każde odpisywane ręcznie i każde przepisywane do arkusza. Gotowe odpowiedzi, wycena importu z linku do ogłoszenia i jeden rejestr zgłoszeń dla trzech domen.
-
2025
6 miesięcy
Gabinet psychologiczny
Gabinet przyjmował zapisy telefonicznie — w godzinach, w których trwały sesje i nikt nie mógł odebrać. Rezerwacja terminu przeniosła się na stronę.
-
2025
2 miesiące
Platforma do nauki języka obcego online
Zapisy prowadzone ręcznie, przez komunikator i pocztę, wyłącznie w godzinach pracy nauczyciela — dla uczniów, którzy siedzą w innej strefie czasowej.
-
2024
2 tygodnie
Skup samochodów — wejście na rynek niemiecki
Osobna domena, osobny język i osobny formularz — ale zgłoszenia trafiają do tego samego panelu co krajowe, oznaczone rynkiem. Dwa tygodnie od decyzji do publikacji.
Zaczynamy od policzenia, nie od projektu
Każde z opisanych wdrożeń zaczęło się od pytania, którędy wchodzi zapytanie ofertowe i gdzie się zatrzymuje. Jeśli z rozmowy wyjdzie, że pomiar procesu ofertowania się nie zwróci, powiem to od razu.
Poniedziałek–piątek, 9:00–17:00