Regulamin świadczenia usług

Świadczę trzy rodzaje usług:

• Pomiar procesu ofertowania — mierzę, ile zapytań ofertowych wpada, ile z nich zostaje bez odpowiedzi, ile czasu zajmuje przygotowanie wyceny i ile ta zwłoka kosztuje rocznie. Efektem jest dokument: raport z liczbami, metodą pomiaru i listą tego, co da się usunąć.
• Wdrożenie — Strona, panel operacyjny i integracje z narzędziami, których już używacie. Zakres wynika z pomiaru, nie z cennika.
• Stała obsługa techniczna — utrzymanie, monitoring, kopie zapasowe, poprawki bezpieczeństwa i zmiany w utrzymywanych systemach, rozliczane miesięcznie, w dwóch poziomach opisanych w § 5.

To nie jest obsługa informatyczna. Nie zajmuję się drukarkami, siecią ani komputerami pracowników. Odpowiadam za drogę, którą zapytanie ofertowe przechodzi od formularza do faktury.

Prowadzę maksymalnie 5 firm jednocześnie. Po wyczerpaniu tej liczby przyjmuję zgłoszenia na listę oczekujących i mówię o tym przed rozmową, a nie po niej.

Godziny pracy: poniedziałek–piątek, 9:00–17:00. Poza tymi godzinami nie pełnię dyżuru i nie deklaruję czasu reakcji.

Usługą świadczoną drogą elektroniczną jest udostępnianie treści serwisu oraz formularza kontaktowego. Obie są bezpłatne, a korzystanie z nich nie wymaga rejestracji ani zakładania konta.

Do korzystania z serwisu wystarczy urządzenie z dostępem do internetu i przeglądarka w aktualnej wersji. Formularz kontaktowy działa także przy wyłączonej obsłudze JavaScript. Jego wysłanie otwiera program pocztowy skonfigurowany w urządzeniu i przygotowuje wiadomość na adres [email protected] — treść widać przed wysłaniem. Ten sam komplet informacji można wysłać zwykłą pocztą elektroniczną.

Zakazane jest dostarczanie za pośrednictwem serwisu treści bezprawnych, a także korzystanie z niego w sposób zakłócający jego działanie, w tym wysyłanie zautomatyzowanych zgłoszeń przez formularz.

Treść serwisu, w tym opis usług i ceny, jest zaproszeniem do zawarcia umowy w rozumieniu art. 71 Kodeksu cywilnego, a nie ofertą w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności.

Współpraca zaczyna się zawsze w tej samej kolejności:

• rozmowa wstępna, około trzydziestu minut, o procesie ofertowania — nie o stronie internetowej,
• pisemna oferta z zakresem, ceną, terminem i tym, czego w zakresie nie ma,
• akceptacja oferty pocztą elektroniczną albo podpisanie umowy — od tej chwili umowa jest zawarta,
• ustalenie osoby decyzyjnej, kanału kontaktu i terminu przekazania dostępów.

Nie wyceniam prac przez telefon i nie wysyłam ofert bez rozmowy o procesie. Jeżeli z rozmowy wyjdzie, że usługa się nie zwróci, mówię to przed wystawieniem jakiejkolwiek faktury.

Zmiana zakresu w trakcie współpracy wymaga ustalenia pocztą elektroniczną. Zmiana, która wpływa na cenę albo termin, wchodzi w życie dopiero po potwierdzeniu przez obie strony.

Wszystkie kwoty są kwotami netto. Do każdej doliczam podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.

Do każdej płatności wystawiam fakturę VAT. Nie ma opcji „faktura na życzenie” i nie ma płatności bez dokumentu.

• Obsługa miesięczna: faktura wystawiana z góry, na początku okresu rozliczeniowego.
• Pomiar i wdrożenie: faktury zgodnie z harmonogramem ustalonym w ofercie; pierwsza z nich jest płatna przed rozpoczęciem prac.
• Termin płatności: 7 dni od dnia wystawienia faktury, o ile oferta nie wskazuje inaczej.
• Płatność przelewem na rachunek wskazany na fakturze.

Przy opóźnieniu w płatności przysługują mi odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Po 14 dniach zwłoki i po uprzednim wezwaniu wysłanym pocztą elektroniczną mogę wstrzymać prace rozwojowe do czasu uregulowania należności; utrzymanie, kopie zapasowe i poprawki bezpieczeństwa działają dalej.

Nie publikuję stawki godzinowej i nie rozliczam współpracy godzinami. Jednostką rozliczeniową jest dzień roboczy.

Do wykonania usługi potrzebuję po stronie klienta pięciu rzeczy:

• wskazanie jednej osoby decyzyjnej po swojej stronie oraz jej zastępcy,
• przekazanie danych, dostępów i haseł potrzebnych do wykonania usługi, w zakresie i terminie ustalonym na starcie,
• udzielanie odpowiedzi na pytania blokujące prace w rozsądnym terminie — przestój po stronie klienta nie przesuwa terminu płatności za zarezerwowany czas,
• zapewnienie, że materiały przekazane do wykorzystania (teksty, zdjęcia, znaki towarowe, dane) nie naruszają praw osób trzecich,
• informowanie o zmianach w procesie, które wpływają na utrzymywane systemy, zanim te zmiany nastąpią.

Za treść i legalność materiałów przekazanych do wykorzystania odpowiada klient. Jeżeli osoba trzecia wystąpi z roszczeniem dotyczącym takich materiałów, klient przejmuje jego obsługę.

Repozytorium z kodem systemu należy do klienta od pierwszego dnia i jest zakładane na jego koncie, a nie na moim. Dokumentacja techniczna i instrukcja uruchomieniowa są częścią wdrożenia, nie dodatkiem płatnym osobno.

Autorskie prawa majątkowe do utworów wykonanych na zamówienie przechodzą na klienta z chwilą zapłaty całości wynagrodzenia za dany etap, na wszystkich polach eksploatacji wskazanych w umowie, w szczególności w zakresie zwielokrotniania, wprowadzania do pamięci komputera, rozpowszechniania oraz wprowadzania zmian w kodzie. Do czasu zapłaty klient korzysta z utworu na podstawie licencji niewyłącznej, na czas trwania współpracy.

Nie dotyczy to bibliotek i komponentów osób trzecich, w tym oprogramowania otwartego, które są używane na warunkach własnych licencji, oraz moich własnych narzędzi i rozwiązań wielokrotnego użytku wytworzonych przed rozpoczęciem współpracy — te udostępniam w ramach licencji niewyłącznej, nieograniczonej czasowo, w zakresie potrzebnym do korzystania z systemu i jego rozwijania. Wykaz takich składników podaję na żądanie.

Ogólną wiedzę i doświadczenie zdobyte w trakcie współpracy wykorzystuję dalej. Nie obejmuje to danych, dokumentów ani rozwiązań właściwych dla klienta.

Informację o współpracy publikuję wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą klienta. Brak zgody nie wpływa na warunki współpracy.

Informacje handlowe, dane i dokumenty poznane w trakcie współpracy traktuję jako poufne, także po jej zakończeniu. Obowiązek nie dotyczy informacji publicznie dostępnych oraz przypadków, w których ujawnienia żąda uprawniony organ.

Jeżeli wykonanie usługi wymaga dostępu do danych osobowych, których administratorem jest klient, przed uzyskaniem dostępu zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Dane przetwarzam wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta i w zakresie potrzebnym do wykonania usługi.

Przetwarzanie danych po mojej stronie jako administratora — czyli korespondencja, oferty i rozliczenia — opisuje Polityka prywatności.

Odpowiadam za należyte wykonanie usługi na zasadach Kodeksu cywilnego, z ograniczeniami przyjętymi w obrocie między przedsiębiorcami:

• odpowiedzialność obejmuje szkodę rzeczywistą i nie obejmuje utraconych korzyści,
• łączna odpowiedzialność z tytułu umowy jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez klienta w okresie 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie będące źródłem szkody,
• ograniczenia nie stosuje się do szkody wyrządzonej umyślnie ani do przypadków, w których wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne.

Nie odpowiadam za skutki awarii po stronie dostawców zewnętrznych — hostingu, łącza, systemów, z którymi integrowany jest utrzymywany system — ani za skutki zmian wprowadzonych w systemie przez klienta lub inny podmiot bez uzgodnienia ze mną.

Nie deklaruję poziomu dostępności ani czasu przywrócenia usługi po awarii, dopóki nie jest to zmierzone i możliwe do wykazania. Jeżeli takie zobowiązanie jest potrzebne, ustalamy je w odrębnej umowie, wraz ze sposobem pomiaru.

Reklamację składa się pocztą elektroniczną na adres [email protected]. Zgłoszenie powinno zawierać oznaczenie klienta, opis zastrzeżeń, datę wystąpienia problemu oraz oczekiwany sposób załatwienia sprawy.

Reklamację rozpatruję w terminie 14 dni od jej otrzymania i w tym samym terminie przesyłam odpowiedź na adres, z którego zgłoszenie przyszło. Jeżeli sprawa wymaga informacji od klienta, termin biegnie od dnia ich uzupełnienia.

Uznana reklamacja jest realizowana przez naprawę, ponowne wykonanie usługi albo odpowiednie obniżenie wynagrodzenia — wybór ustalamy wspólnie.

Umowa o stałą obsługę jest zawierana na czas nieokreślony. Jeżeli obsługa towarzyszy wdrożeniu, obowiązuje okres minimalny wynoszący 6 miesięcy — bez tego wdrożenie zostaje bez opieki, a to jest dokładnie ten scenariusz, którego ten model ma nie powtarzać.

Na koniec każdego kwartału mogą Państwo obniżyć poziom współpracy lub ją zakończyć z 30-dniowym wypowiedzeniem, bez podania przyczyny.

Mogę wypowiedzieć umowę na tych samych warunkach co klient — na koniec kwartału, z 30-dniowym okresem wypowiedzenia. Ze skutkiem natychmiastowym mogę rozwiązać ją wyłącznie wtedy, gdy zaległość w płatnościach przekracza 30 dni albo gdy dalsze wykonywanie umowy wymagałoby ode mnie działania niezgodnego z prawem. Warunki wyjścia są symetryczne poza tymi dwoma przypadkami; strona oferty mówi to samo i nie ma tu nic, czego by tam nie było.

Przy zakończeniu współpracy przekazuję dostępy, hasła i dokumentację techniczną w zakresie objętym umową, w terminie 14 dni od jej ustania. Przekazanie nie jest uzależnione od rozliczenia faktur; nierozliczonych należności dochodzę na zasadach ogólnych. Repozytorium z kodem jest w tym momencie już na koncie klienta — nie ma niczego, co trzeba by wydawać, i nie ma czym zwlekać.

Regulamin w brzmieniu obowiązującym w dniu zawarcia umowy wiąże strony przez cały czas jej trwania. Nową wersję publikuję w serwisie z datą obowiązywania i stosuję ją do umów zawartych po tej dacie.

Do umów już trwających zmieniony regulamin stosuje się po upływie 30 dni od poinformowania klienta pocztą elektroniczną. Brak zgody na zmianę oznacza możliwość wypowiedzenia umowy na warunkach z § 11, bez żadnych dodatkowych kosztów.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Spory staramy się rozwiązać w pierwszej kolejności bezpośrednio. Jeżeli to się nie uda, sądem właściwym jest sąd powszechny właściwy dla siedziby usługodawcy. Postanowienia o właściwości sądu nie stosuje się w zakresie, w jakim przepis bezwzględnie obowiązujący przewiduje inaczej.

Jeżeli którekolwiek postanowienie regulaminu okaże się nieważne, pozostałe pozostają w mocy, a w miejsce postanowienia nieważnego stosuje się przepis najbliższy jego celowi gospodarczemu.